الحصول على شهادة الأيزو

تعريف مواصفة الأيزو

الأيزو 2000:9001 هي مواصفة دولية عامة لإدارة الجودة، وتحتوي على معايير لأداء أنشطة منسقة لتوجيه وضبط مؤسسة ما فيما يتعلق بالجودة. وترتكز معايير هذه المواصفة على ثمانية مفاهيم أساسية يتم من خلالها التأكد من أن المؤسسة تقوم بإدارة جودة مدخلاتها وعملياتها ومخرجاتها بشكل فعال. وتجدر الإشارة إلى أن جميع مؤسسات العالم الحاصلة على شهادة الأيزو 9001 تخضع للمراقبة الدورية من قبل الجهات المانحة وذلك للتأكد من استمرارية التقيد بمعايير المواصفة ولضمان عمليات التطوير والتحسين المستمر داخل المؤسسة.

الجهة المانحة لشهادة الأيزو

الجهة المانحة هي شركة BVQi وهي شركة بريطانية (فرنسية الأصل) من أكبر الشركات العالمية المتخصصة في التفتيش والاعتماد لأنظمة التشغيل التكنولوجية المختلفة منذ ما يقارب الـ 180 عام. وهي شركة لها حق المنح لأكثر من 30 اعتماد مختلف في مجالات: الجودة والصحة والسلامة والبيئة وأمن المعلومات والمسئولية الاجتماعية. ولهذه الشركة فروع في أكثر من 140 دولة، وتقدم الخدمات العامة والمتخصصة في مجالات التدريب والاستشارة والاعتماد إلى ما يقارب الـ 55 ألف عميل معروف حول العالم.

المهام التي قامت بها الكلية للحصول على الأيزو

أيقنت الكلية بأن تطبيق متطلبات ومعايير الجودة الشاملة لم يعد ترفاً بل أصبح ضرورةً ملحّةً يفرضها إيقاع العصر وتطورات وسائل التقنية في التخطيط والتنفيذ وتقويم الأداء واستشراف المستقبل. وقد شكلت كلية الهندسة فريق عمل تنفيذي برئاسة وكيل الكلية للتطوير لمشاركة فريق برنامج الجودة الشاملة الاستشاري، وذلك لتأهيل أنظمة العمل الإداري بالكلية بما يتماشى مع متطلبات مواصفة الأيزو 2000:9001. حيث قام فريق الكلية بإعداد نظام إدارة الجودة الذي يعتبر من أهم العناصر التي يُعتمد عليها عند إجراء المراجعة الخارجية ومنح الشهادة من قبل الجهة المانحة. ويحتوي هذا النظام على سياسة ودليل وأهداف الجودة للكلية، كما يشتمل على إجراءات العمل ونماذجها ورسوماتها التوضيحية، إضافة إلى الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي للقيادات الإدارية بالكلية.

وقد أنجز الفريق مراحل خطة التأهيل الموضوعة خلال ما يقارب فصلين دراسيين، منذ الفصل الدراسي الثاني 1425/1426هـ. حيث تم بحمد الله وتوفيقه حصول الكلية على هذا الاعتماد الهام لجهازها الإداري في يوم الاثنين 8/5/1427هـ الموافق 4/6/2006م. وتجدر الإشارة إلى أن الكلية ماضية حثيثاً نحو الاستفادة القصوى من وسائل المراجعة الذاتية وأساليب العمل الجماعي المنظم وأدوات التحسين المستمر والتي تتطلبها عملية المحافظة على هذا الاعتماد، وذلك من أجل تفعيل خططها الإدارية وطموحاتها التطويرية المختلفة.

إنجازات فريق العمل التنفيذي للآيزو

1. تم تعديل سياسة الجودة وطباعتها وتهيئتها ووضعها في الأماكن المناسبة بمكاتب وممرات مباني الكلية.
2. تم تجهيز النظام إلكترونياً على (CD) وتم تسليم نسخة منه لجميع أقسام وإدارات ووحدات الكلية مع سحب النسخة الورقية .
3. تم إعداد وتصميم وتوحيد واعتماد استبيانات قياس رضا العملاء (المستفيدين من الخدمة) في كل من وحدة الشئون الإدارية ووحدة الشئون المالية ووحدة الرواتب بعد أن تم مراجعتها عدة مرات حيث أصبحت أكثر دقة وشمولية وبشكل يمكّن المستفتى من فهم الأسئلة وتحديد إجاباته عليها بصورة واضحة وجلية. وتم البدء في تفعيل هذه الاستبيانات في الوحدات المشار إليها ومن المتوقع تحليل ورصد النتائج قبل موعد التدقيق الخارجي المقبل.
4. تم إعداد استبيانات قياس رضا العملاء في وحدة الشئون التعليمية والتدريب بعد دمج الوحدتين. أما بالنسبة لباقي وحدات الكلية فسوف يتم مطالبتها بإيجاد استبانة قياس رضاء العملاء وتفعيلها.
5. تم إعداد آلية لتحليل ورصد نتائج استبيانات قياس رضاء العملاء لاستخدامها في جميع استبيانات قياس الرضا لكافة وحدات الكلية.
6. تم تنفيذ دورة " أساسيات نظام إدارة الجودة والمدقق الداخلي ISO 9001 : 2000 " خلال الفترة من 24 - 26/1/1429هـ والتي حضرها عدد (12) متدرب من منسوبي الكلية ومتدرب واحد من مكتب معالي مدير الجامعة.
7. تم تنفيذ دورة ( تفعيل الذات - مهارات النجاح في العمل والحياة ) خلال الفترة من 9 إلى 11/2/1429هـ وحضرها عدد (20) متدرباً من منسوبي الكلية.
8. تم تنفيذ دورة اللغة الإنجليزية لمنسوبي الكلية اعتباراً من 23/2/1429هـ وحتى 21/6/1429هـ وتم قبول عدد (28) مرشحاً من منسوبي الكلية لحضور هذه الدورة.
9. جاري التخطيط حالياً لعقد دورة عن "صيانة الأجهزة العلمية" ودورة أخرى بعنوان (اكتشف شخصيتك) وسوف يتم تحديد موعد انعقادهما بعد التدقيق الخارجي المقبل.
10. تم التفاهم مع قسم الهندسة الكهربائية وهندسة لعقد دورة لمنسوبي الكلية في الحاسب الآلي.
11. يجري العمل حالياً لإعداد ملف التدريب الذي يشتمل على الخطة التدريبية تبدأ بحصر احتياجات الكلية من التدريب ثم حصر الدورات من خارج الجامعة وداخل الجامعة بالإضافة إلى الدورات التي تقدمها الكلية ومن ثم الترشيح لهذه الدورات. وبعد حضور دورة معينة يقوم المتدرب بتعبئة نموذج تقييمه للدورة على أن يقوم الرئيس المباشر للمتدرب بتعبئة نموذج تقييمه للمتدرب بعد شهر واحد. مع أهمية وجود بطاقة تدريب بملف كل متدرب تدون بها الدورات التي حصل عليها.
12. عقد فريق العمل (15) اجتماعاً خلال تلك الفترة لاستيفاء ملاحظات التدقيق الخارجي ومتابعة المهام المكلف بها والإعداد لعقد الدورات التدريبية ومناقشة بعض المقترحات ، وقد تم رفع جميع محاضر هذه الاجتماعات لسعادة عميد الكلية. علماً بأن إجمالي اجتماعات الفريق بلغت (56) اجتماعاً حتى تاريخه.
13. تم اقتراح تخصيص صندوقين لاقتراحات وشكاوى المستفيدين من الخدمة لتلمس آرائهم ومقترحاتهم والاستئناس بها في معالجة السلبيات التي تعيق سير العمل. على أن يتم تثبيتهما على مداخل مبنى (42- أ) ومبنى (42- ب) ما بين الصراف الآلي وغرفة النشاط الطلابي. ويتم فتحهما أكثر من مرة في الأسبوع ويتولى فريق العمل عملية فتح الصندوقين وسحب المقترحات والشكاوى – إن وجدت – وعرضها على صاحب الصلاحية بالكلية ومتابعتها. مع تخصيص نموذج للاقتراحات والشكاوى يوضع بجانب كل من الصندوقين. وسيتم البدء في تطبيق ذلك بعد موافقة سعادة عميد الكلية على الاقتراح.
14. سيقوم فريق العمل بعقد ورشتي عمل ، الأولى ورشة عمل عامة للتعريف بمتطلبات الآيزو واستعراض الإصدار الجديد وذلك في يوم السبت الموافق 27/4/1429هـ وقبل موعد التدقيق الخارجي المتوقع في شهر مايو 2008م. ، والثانية عن ( التميُّز). وسيتم تحديد تاريخ انعقادها بعد التدقيق الخارجي المشار إليه.

هذا، ويقوم ممثل إدارة الجودة بالكلية بإنجاز والإشراف على المهام التالية:

1. تحديث إجراءات وحدة اللغة الإنجليزية وإدخالها ضمن النظام.
2. إدراج إجراءات وحدة الاعتماد الأكاديمي وإدخالها ضمن النظام.
3. تقييم الوحدات الإدارية بالكلية والاطلاع على إنجازاتها وخطة التطوير المستقبلية لكل وحدة.
4. مراجعة كافة سجلات الجودة.
5. تجهيز ملفات ممثل إدارة الجودة بإتباع تطبيق جزئيات متطلبات النظام على الملفات الخاصة التابعة لممثل إدارة الجودة.
6. إعداد جدول التدقيق الداخلي وتوزيع المهام على المدققين الداخليين.
7. تفريغ جداول التدقيق الداخلي ومراجعة أوجه القصور في قطاعات الكلية المختلفة وإجراء التعديلات اللازمة.
8. متابعة إنجاز أهداف عمادة الكلية (عميد الكلية) ووكلاء الكلية وإعداد التقارير اللازمة.
9. مراجعة دليل الجودة.
10. توزيع دليل الجودة (الإصدار الثالث) وفقاً لمعايير نظام الجودة.